w sprawie Regulaminu Organizacyjnego
Urzędu Gminy i Miasta w Czerwieńsku

Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001r., Nr 142, poz. 1591, oraz z 2002r., Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558 i Nr 113, poz. 984) nadaję:
Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy i Miasta w Czerwieńsku

Rozdział I.

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1

Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy i Miasta w Czerwieńsku, zwany dalej Regulaminem, określa:
1) zakres działania i zadania Urzędu Gminy i Miasta w Czerwieńsku, zwanego dalej Urzędem,
2) organizację Urzędu,
3) zasady funkcjonowania Urzędu,
4) zakres działania kierownictwa Urzędu i poszczególnych referatów i samodzielnych stanowisk pracy w Urzędzie.

§ 2

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1) Gminie - należy przez to rozumieć - Gminę Czerwieńsk
2) Radzie - należy przez to rozumieć - odpowiednio Radę Miejską w Czewieńsku ,
3) Burmistrzu, Sekretarzu, Skarbniku, Kierowniku Urzędu Stanu Cywilnego - należy przez to rozumieć odpowiednio: Burmistrza Czerwieńska, Sekretarza Gminy Czerwieńsk, Skarbnika Gminy Czerwieńsk oraz Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Czerwieńsku

§ 3

1. Urząd jest jednostką budżetową Gminy.

2. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.

3. Siedzibą Urzędu jest miasto Czerwieńsk .

§ 4

1. Urząd jest czynny w dniach roboczych w godzinach od 800 do 1600 w poniedziałki oraz od 700 do 1500. od wtorku do piątku.

2. Urząd Stanu Cywilnego udziela ślubów także w niedziele, święta i dni powszednie wolne od pracy.

Rozdział II.

ZAKRES DZIAŁANIA i ZADANIA URZĘDU

§ 5

1. Urząd stanowi aparat pomocniczy Burmistrza
2. Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania spoczywających na Gminie :
1) zadań własnych,
2) zadań zleconych,
3) zadań wykonywanych na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej (zadań powierzonych)
4) zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia międzygminnego,
zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia komunalnego zawartego z powiatem, które nie zostały powierzone gminnym jednostkom organizacyjnym, związkom komunalnym lub przekazane innym podmiotom na podstawie umów.

§ 6

1. Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Gminy , w wykonywaniu ich zadań i kompetencji.
2. W szczególności do zadań Urzędu należy:
1) przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności prawnych przez organy Gminy
2) wykonywanie - na podstawie udzielonych upoważnień - czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań gminy,
3) zapewnienie organom Gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków.
4) przygotowywanie uchwalenia i wykonywania budżetu Gminy, oraz innych aktów organów Gminy,
5) realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał organów Gminy,
6) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady, posiedzeń jej komisji oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Gminy,
7) prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu,
8) wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności:
  a) przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji,
  b) prowadzenie wewnętrznego obiegu akt,
  c) przechowywanie akt,
  d) przekazywanie akt do archiwów,

9) realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy - zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy.

§ 7

1. W skład Urzędu wchodzą następujące referaty i stanowiska pracy:
- Referat Organizacyjny ( ORG )
- Referat Finansowo -Budżetowy ( FIN )
- Referat Gospodarki Gruntami, Rolnictwa Ochrony Środowiska ( GGROŚ)
- Referat Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej (GKIM )
- Referat Spraw Obywatelskich- Urząd Stanu Cywilnego ( SO) (USC)
- radca prawny (RP)
- stanowisko ds. Obsługi Rady Miejskiej (RM)
- pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych ( POI)- zarządzanie kryzysowe i obrona cywilna ( ZKOC)
-Straż Miejska ( SM )

2. Na czele referatów stoją kierownicy.

§ 8

1. Referaty dzielą się na stanowiska pracy.

2. Podziału Referatów na stanowiska pracy dokonuje Burmistrz w drodze zarządzenia wewnętrznego.

§ 9

Strukturę organizacyjną Urzędu określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik nr 1 do Regulaminu.

Rozdział IV

ZASADY FUNKCJONOWANIA URZĘDU

§ 10

Urząd działa według następujących zasad:

1) praworządności,
2) służebności wobec społeczności lokalnej,
3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,
4) jednoosobowego kierownictwa i odpowiedzialności
5) kontroli wewnętrznej,
6) podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu, poszczególne Referaty i samodzielne stanowiska oraz wzajemnego współdziałania,

§ 11

Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.

§ 12

Pracownicy Urzędu w wykonywaniu zadań Urzędu i swoich obowiązków są obowiązani służyć Gminie i Państwu.

§ 13

1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny, z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.

2. Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.

§ 14

1. Jednoosobowe kierownictwo opiera się na jednolitości poleceniodawstwa i służbowego podporządkowania, podziału czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.

2. Urzędem kieruje Burmistrz przy pomocy Sekretarza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Burmistrzem za realizację swoich zadań.

3. Kierownicy poszczególnych Referatów kierują i zarządzają nimi w sposób zapewniający optymalną realizację zadań Referatów i ponoszą za to odpowiedzialność przed Burmistrzem .

4. Kierownicy poszczególnych Referatów Urzędu są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nadzór nad nimi.

5. Zasady podpisywania pism przez Burmistrza i kierowników referatów określa załącznik nr 2 do Regulaminu.

§ 15

1. W Urzędzie działa kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań Urzędu przez poszczególne Referaty i wykonywania obowiązków przez poszczególnych pracowników Urzędu.

2. Szczegółowe zasady kontroli wewnętrznej w Urzędzie określa załącznik nr 3 do Regulaminu.

§ 16

1. Referaty realizują zadania wynikające z przepisów prawa i Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej.

2.Referaty są zobowiązane do współdziałania z pozostałymi komórkami organizacyjnymi Urzędu w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji.

Rozdział V

ZAKRESY ZADAŃ BURMISTRZA, SEKRETARZA GMINY I SKARBNIKA GMINY

§ 17

Do zakresu zadań Burmistrza należy w szczególności:
reprezentowanie Urzędu na zewnątrz,
prowadzenie bieżących spraw Gminy,
3) podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności,
4) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych i instytucji kultury
5) udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz skargi mieszkańców
6) zapewnienie przestrzegania prawa przez pracowników wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu
7) ogólny nadzór nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu oraz prawidłowym wykonywaniem przez pracowników czynności kancelaryjnych,
8) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy,
9) upoważnianie Sekretarza lub innych pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,
10) przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym od Sekretarza. Skarbnika, kierowników jednostek organizacyjnych oraz pracowników samorządowych upoważnionych przez Burmistrza do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych,
12) wykonywanie zadań z zakresu obronności kraju i Szefa Obrony Cywilnej Gminy
13) wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Burmistrza przez przepisy prawa oraz uchwały Rady.

§ 19

1. Sekretarz Gminy podejmuje czynności kierownika Urzędu pod nieobecność Burmistrza lub wynikającej z innych przyczyn niemożności pełnienia obowiązków przez Burmistrza.

2. Sekretarz Gminy wykonuje inne zadania na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza.

§ 20

Do zadań Sekretarza należy prowadzenie spraw gminy powierzonych przez Burmistrza oraz zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu a w szczególności:
1) nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr i dokonywaniem oceny pracowników,
2) przedkładanie Burmistrzowi propozycji awansowania i nagradzania pracowników,
3) nadzorowanie przestrzegania rzetelnego i zgodnego z kodeksem postępowania administracyjnego załatwiania spraw,
4) opracowywanie projektów zmian Regulaminu Organizacyjnego i Regulaminu Pracy
5) opracowywanie projektów podziału referatów na stanowiska pracy,
6) opracowywanie zakresów czynności dla kierowników referatów oraz na samodzielnych stanowiskach pracy, 7) arbitralne rozstrzyganie sporów kompetencyjnych pomiędzy komórkami organizacyjnymi Urzędu
8) przedkładanie Burmistrzowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu,
9) nadzór nad przygotowywaniem projektów uchwał i zarządzeń,
10) koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami i spisami,
11) nadzorowanie dyscypliny pracy w Urzędzie oraz przestrzegania instrukcji kancelaryjnej
12) uczestniczenie w realizacji zadań należących do Burmistrza dotyczących obronności kraju
13) wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza w tym sprawowanie funkcji kierownika w Urzędzie.
14) nadzór nad prawidłowym załatwianiem wniosków, interpelacji i zapytań radnych oraz skarg i wniosków dotyczących pracy Urzędu oraz gminnych jednostek organizacyjnych

§ 21

Do zadań Skarbnika należy:
1) wykonywanie obowiązków wynikających z ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 155, poz. 1014 z późn. zm. ) oraz wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych
2) wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości,
3) kierowanie pracą Referatu Finansowo -Budżetowego,
4) nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu gminy,
5) kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych i udzielanie upoważnień innym osobom do dokonywania kontrasygnaty,
6) współdziałanie w opracowywaniu budżetu Gminy,
7) współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej
8) dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji finansowych i gospodarczych ,
9) kontrolowanie gospodarki finansowej jednostek podległych Gminie,
10)organizowanie i kontrolowanie obiegu dokumentacji finansowej
11) wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Burmistrza.

Rozdział VI
PODZIAŁ ZADAŃ POMIĘDZY REFERATAMI

§ 22

1. Do wspólnych zadań Referatów należy przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizatorskich na potrzeby organów gminy, a w szczególności:
1) prowadzenie postępowania administracyjnego i opracowywanie projektów decyzji administracyjnych, oraz wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
2) zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań wynikających z ustaw, uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza w zakresie działania referatu,
3) przygotowywanie projektów uchwał, zarządzeń, decyzji, materiałów, sprawozdań i analiz pod obrady Rady i dla potrzeb Burmistrza oraz współpraca z Komisjami Rady w ramach kompetencji referatu
4) terminowe przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań,
5) współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu Gminy,
6) rozpatrywanie skarg, wniosków i interpelacji wg właściwości,
7) stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt,
8) stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt,
9) przygotowywanie dokumentów do przekazania do archiwum zakładowego,
10) usprawnianie własnej organizacji, metod i form pracy oraz podnoszenie poziomu wiedzy,
11) właściwe przyjmowanie i załatwianie interesantów,
12) realizacja zadań w zakresie obronności kraju oraz stanów klęski żywiołowej należących do Burmistrza,
13) zapewnienie ochrony informacji niejawnych oraz administrowanych zbiorów danych osobowych,
14) sporządzanie informacji do prowadzenia strony internetowej Urzędu i przygotowywanie informacji publicznych do udostępnienia w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na wniosek
15) realizacja ustawy „ Prawo zamówień publicznych”
16) realizacja innych zadań przekazanych do realizacji przez Burmistrza.

2. Ogólne obowiązki kierowników Referatów jako przełożonych służbowych określa Regulamin Pracy Urzędu,

§ 23

Do zadań Referatu Organizacyjnego należy :
1. Zapewnienie obsługi organizacyjnej Burmistrzowi i Sekretarzowi oraz sprawy kancelaryjno-techniczne a w szczególności:
1) przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
2) prowadzenie ewidencji korespondencji,
3) prowadzenie rejestru skarg i wniosków wpływających do Urzędu,
4) przygotowywanie pomieszczeń i obsługa - w tym protokołowanie - spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza i Sekretarza,
5) prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,
6) nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
7) prowadzenie archiwum zakładowego,
8) przyjmowanie interesantów zgłaszających petycje, skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem lub Sekretarzem bądź kierowanie ich do właściwych referatów.
9) przygotowywanie sprawozdań z działalności Burmistrza

2. Prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu a w szczególności:
1) prowadzenie akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy pracowników urzędu oraz kierownikow jednostek organizacyjnych,
2) prowadzenie spraw z zakresu (organizowanie ) szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników,
3) przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,
4) zapewnienie warunków do przeprowadzania okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników mianowanych Urzędu,
5) przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych,
6) zapewnianie warunków do prowadzenia działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy,
7) przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy oraz zaświadczeń o zatrudnieniu,
8) prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników,
9) kompletowanie wniosków emerytalno rentowych.

3. Administracyjna obsługa Urzędu a w szczególności:
1) utrzymywanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd,
2) prowadzenie zbioru przepisów prawnych
3) przedkładanie propozycji innowacji i nowych rozwiązań informatycznych,
4) administrowanie bezpieczeństwem informacji, wykonywanie zadań i obo- wiązków wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych
5) prowadzenie strony internetowej Urzędu i Biuletynu Informacji Publicznej na podstawie materiałów przygotowanych przez Referaty w uzgodnieniu Sekretarzem,

4. W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy :
1) okresowa analiza stanu bhp,
2) stwierdzanie zagrożeń zawodowych,
3) przeprowadzanie kontroli warunków pracy,
4) zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu bhp,
5) przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń instrukcji dotyczących bhp,
6) rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy,
7) udział w dochodzeniach powypadkowych,
8) współdziałanie ze społeczną inspekcją pracy,


5. W zakresie działalności gospodarczej:
1)prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej,
2)wspieranie działalności gospodarczej poprzez promowanie przedsiębiorczości i prowadzenie działalności informacyjno - edukacyjnej
3) prowadzenie spraw związanych ze sprzedażą napojów alkoholowych
w tym wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
4) realizacja ustawy o warunkach wykonywania krajowego drogowego przewozu osób
5) określanie cen urzędowych za usługi przewozowe gminnego transportu zbiorowego oraz za przewozy taksówkami a także określanie stref cen obowiązujących przy przewozie osób i ładunków taksówkami osobowymi i bagażowymi,
6) przygotowywanie projektów uchwał ustalanie czasu pracy placówek handlowych, usługowych i gastronomicznych,
7) prowadzenie rejestru instytucji kultury
8) kordynacja prac z zakresu kultury
9) prowadzenie wykazów niepublicznych zakładów opieki zdrowotnej
10) prowadzenie ewidencji obiektów świadczących usługi hotelarskie
11)prowadzenie spraw z zakresu zgromadzeń i zbiórek publicznych,
6. Prowadzenie kancelarii tajnej.

§ 25

Do zadań stanowiska ds. obsługi Rady Miejskiej należy zapewnienie obsługi administracyjnej Rady i jej komisji oraz sprawy kancelaryjno-techniczne a w szczególności:
1) przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie Referatami materiałów dotyczących projektów uchwał Rady i jej komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,
2) przechowywanie uchwał podejmowanych przez Radę Gminy i jej komisje,
3) przekazywanie - za pośrednictwem Sekretariatu - korespondencji do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,
4) przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej komisji,
5) podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady i jej komisji ,
6) protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań.
7) prowadzenie rejestru uchwał i innych postanowień Rady i jej komisji,
8) prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,

§ 26

Do zadań Referatu Finansowo - Budżetowego należy:
1) przygotowywania materiałów niezbędnych do uchwalenia budżetu Gminy oraz podjęcia uchwały w sprawie absolutorium dla Burmistrza,
3) udzielanie pomocy Burmistrzowi w wykonywaniu budżetu Gminy
3) zapewnianie obsługi finansowo-księgowej i kasowej Urzędu,
4) uruchamianie środków finansowych dla poszczególnych dysponentów budżetu Gminy,
5) przygotowywanie materiałów niezbędnych do wykonania obowiązków z zakresu sprawozdawczości,
6) sprawowanie kontroli i nadzoru nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych,
7) prowadzenie ewidencji mienia komunalnego,
8) prowadzenie ksiąg rachunkowych,
9) rozliczanie inwentaryzacji,
10) dokonywanie wyceny aktywów oraz pasywów i ustalanie wyniku finansowego,
11) przygotowywanie sprawozdań finansowych,
12) dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
13) prowadzenie spraw związanych z wymiarem i poborem podatków opłat lokalnych, podatku rolnego i leśnego oraz innych podatków i opłat pozostających w zakresie właściwości Gminy , a w szczególności:
a) prowadzenie ewidencji podatników i inkasentów,
b) gromadzenie i przechowywanie oraz badanie pod względem zgodności ze stanem prawnym i rzeczywistym deklaracji podatkowych składanych organowi podatkowemu,
c) przygotowywanie aktów administracyjnych dotyczących podatków i opłat,
14) podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych oraz postępowania zabezpieczającego,
15) prowadzenie ewidencji i aktualizacji tytułów wykonawczch,
16) przygotowywanie aktów administracyjnych dotyczących podatków i opłat,
17) przygotowywanie sprawozdań dotyczących podatków i płat.
18) prowadzenie ewidencji podatników i inkasentów,
19) gromadzenie i przechowywanie oraz badanie pod względem zgodności ze stanem prawnym i rzeczywistym deklaracji podatkowych składanych organowi podatkowemu,
20) podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych oraz postępowania zabezpieczającego,
21) prowadzenie ewidencji i aktualizacji tytułów wykonawczych,
22))prowadzenie spraw płacowych i ubezpieczeniowych pracowników Urzędu i OPS oraz osób wykonujących prace na podstawie umów cywilno-prawnych

§ 27

Do zadań Radcy Prawnego należy wykonywanie obsługi prawnej Urzędu.

§ 28

Do zadań Referatu Gospodarki Gruntami, Rolnictwa i Ochrony Środowiska należy:
1. W zakresie gospodarki gruntami, wywłaszczania i podziału nieruchomości w szczególności :
1) gospodarowanie i zarządzanie komunalnymi gruntami zabudowanymi i przeznaczonymi w planach zagospodarowania przestrzennego pod zabudowę, w tym ich zbywania, oddawania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, dzierżawę, najem, użyczenie, w trwały zarząd oraz ich przekazywaniem na cele szczególne,
2) ustalanie ich wartości, cen i opłat za korzystanie z nich,
3) organizowanie przetargów na zbywanie prawa własności, prawa użytkowania wieczystego nieruchomości stanowiących własność gminy,
4) nabywanie nieruchomości niezbędnych dla realizacji zadań Gminy,
5) prowadzenie spraw związanych z komunalizacją gruntów,
6) prowadzenie ewidencji gruntów komunalnych,
7) tworzenie zasobu gruntów i gospodarowanie nim - zgodnie z zasadami określonymi w przepisach obowiązującego prawa,
8) przygotowywanie decyzji o opłatach adiacenckich,
9) występowanie z wnioskiem o obciążenie i wykreślenie z ksiąg wieczystych długów i ciężarów na gruncie oddanym w użytkowanie wieczyste lub sprzedanym,
10) przygotowywanie dokumentacji geodezyjno- prawnej koniecznej do zawarcia umów sprzedaży, oddania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, użyczenie oraz zamiany gruntów,
11) prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem przez gminę prawa pierwokupu,
12) prowadzenie teczek gospodarstw rolnych, nieruchomości i teczek sprzedaży mienia komunalnego,
13) prowadzenie spraw dotyczących wydawania decyzji zatwierdzających projekty podziału nieruchomości,
14) prowadzenie spraw dotyczących scalania podziałów oraz rozgraniczania nieruchomości,
15) prowadzenie spraw dotyczących wydawania decyzji o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego przysługującego osobom fizycznym w prawo własności,
16) prowadzenie ewidencji analitycznej mienia gminy w zakresie działania referatu

2. W zakresie rolnictwa, łowiectwa i gospodarki wodnej w szczególności :
1) prowadzenie spraw z zakresu łowiectwa, współdziałanie z dzierżawcami lub zarządcami obwodów łowieckich,
2) współdziałanie ze służbami weterynaryjnymi w zwalczaniu zaraźliwych chorób zwierzęcych,
3) prowadzenie zadań określonych w ustawach: o ochronie zwierząt, o zwalczaniu chorób zakaźnych zwierząt, badaniu zwierząt rzeźnych i mięsa oraz Inspekcji Weterynaryjnej.
4) prowadzenie spraw związanych z utylizacją padłych zwierząt.
5) kontrola zasiewów w zakresie ustawy o nasiennictwie i narkomanii.
6) współdziałanie ze służbą ochrony roślin w celu sygnalizacji występowania chwastów, chorób i szkodników w uprawach oraz nadzór nad ich zwalczaniem.
7) współdziałanie w zakresie zapobiegania klęskom żywiołowym i zagrożeniom środowiska.
8) wykonywanie zadań związanych z leśnictwem, w zakresie określonym przepisami ustaw oraz współpraca w tym zakresie z odpowiednimi instytucjami,
9) prowadzenie ewidencji i nadzór nad eksploatacją rowów melioracyjnych .
10) współdziałanie ze spółką wodną w zakresie konserwacji rowów melioracyjnych.
11) prowadzenie spraw mających na celu obsługę i zabezpieczenie ochrony przed powodzią .
12) proponowanie ujęcia w planie zagospodarowania przestrzennego gruntów rolnych i nieleśnych do zalesienia.
13) współdziałanie z rolnikami w zakresie ubezpieczeń społecznych.
14) wykonywanie zadań na podstawie ustawy o ochronie przyrody w zakresie:
wydawanie zezwoleń na usuwanie drzew i krzewów,
gospodarowanie zielenią oraz prowadzenie nasadzeń i pielęgnacji drzew i krzewów,
3. W zakresie ochrony gruntów rolnych i leśnych w szczególności:
a) rekultywacji nieużytków oraz zdewastowanych i zdegradowanych i użyźniania innych gruntów.
4. Ochronę i kształtowanię środowiska w tym:
prowadzenie postępowania w sprawie oceny oddziaływania planowanych inwestycji na środowisko dla przedsięwzięć wymagających opracowania raportu,
a) prowadzenie spraw w ramach zwykłego korzystania ze środowiska,
c) wydawania ograniczeń dotyczących maszyn i urządzeń technicznych,
d) gospodarka odpadami
e) utrzymanie porządku i czystości,

§ 29

1. Do zadań Referatu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej należą sprawy planowania i zagospodarowania przestrzennego, prowadzenie spraw związanych z inwestycjami oraz zarządzaniem drogami gminnymi i ulicami miejskimi .
2. Zadania określone w ust. 1 obejmują w szczególności:
przygotowywanie materiałów do dokumentów planistycznych Gminy,
3. koordynacja i obsługa działań związanych z opiniowaniem i uzgadnianiem dokumentów planistycznych,
koordynacja i obsługa działań związanych z wprowadzaniem zadań rządowych do miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
4) przechowywanie planu zagospodarowania przestrzennego oraz wydawanie odpisów i wyrysów,
5) prowadzenie i aktualizacja rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
6) ocena zmian w zagospodarowaniu przestrzennym Gminy i przygotowanie wyników tej oceny,
7) dokonywanie analiz wniosków w sprawie sporządzenia lub zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,
8) prowadzenie spraw związanych z roszczeniami finansowymi wynikającymi z ustaleń miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
9) prowadzenie spraw związanych z ustalaniem warunków zabudowy i zagospodarowania terenu,
10) prowadzenie rejestru decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu
11) rejestrowanie decyzji dotyczących zagospodarowania terenu, wydawanych przez inne organy administracji publicznej oraz analizowanie ich zgodności z ustalonymi warunkami zabudowy i zagospodarowania terenu,
12) prowadzenie i nadzorowanie prac remontowych oraz dokonywanie drobnych napraw w Urzędzie ,
13) współpraca z projektantami w dokonywaniu uzgodnień na etapie opracowywania projektu budowlanego zadania inwestycyjnego w zakresie uwzględniania stanu prawnego stosunków własności wraz z uzyskaniem pozwolenia na budowę,
14) planowanie i proponowanie do projektu budżetu Gminy inwestycji i remontów oraz zadań z zakresu opracowań miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego.
15)współdziałanie z Zakładem Gospodarki Komunalnej w zakresie gospodarowania zasobami mieszkaniowymi
16) Realizacja zadań wynikających z ustawy o ochronie praw lokatorów.
17) przygotowywanie projektów rozstrzygnięć, wniosków i stanowisk organów Gminy, dotyczących zaliczenia dróg i ulic do poszczególnej kategorii:
a) projektowanie przebiegu dróg,
b budowę, modernizację i ochronę dróg,
c) zarządzanie drogami,
d) określanie szczególnego korzystania z dróg w tym wykorzystywania pasów drogowych na cele niekomunikacyjne,
e) koordynację i obsługę w współpracy z innymi zarządcami dróg publicznych.
18) ochronę gruntów rolnych i leśnych w tym:
a) wnioskowanie o zgodę na przeznaczenie gruntów rolnych i leśnych na cele nierolnicze i nieleśne,
b) przygotowywanie dokumentów niezbędnych do przeznaczenia gruntów rolnych i leśnych na cele nierolnicze i nieleśne w miejscowych planach zagospodarowania przestrzennego,
19) sprawy związane z kreowaniem rozwoju Gminy i jej promocja na zewnątrz w tym:
a) opracowywanie programów gospodarczych, w tym wykonywanie prac studialnych i prognostycznych,
b) analizowanie i diagnozowanie zjawisk społecznych i gospodarczych występujących na obszarze Gminy i gmin sąsiednich,
c) gromadzenie informacji o Gminie i przygotowywanie materiałów promujących Gminę na zewnątrz,
d) organizowanie współpracy Gminy z zagranicą,
e) przygotowywanie i uruchamianie wniosków o pozyskanie funduszy europejskich,
f) sporządzanie sprawozdań z udzielonych zamówień publicznych
g) koordynacja działań związanych z obchodami świąt i rocznic państwowych oraz lokalnych .
20) analiza kosztów funkcjonowania Urzędu oraz dbanie o terminowe uiszczanie opłat z tym związanych,
21) zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie w tym materiały biurowe i kancelaryjne,
22) prowadzenie magazynu materiałów biurowych i kancelaryjnych,
23) prowadzenie gospodarki drukami i formularzami,
gospodarki drukami i formularzami,
24) utrzymanie w ciągłej sprawności urządzeń i maszyn biurowych, sieci teleinformatycznej i połączeń internetowych - współpraca z serwisami,

3. Do zadań Referatu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej należą także zadania związane z ochroną przeciwpożarową Urzędu i gminy.

§ 30

Do zadań Referatu Spraw Obywatelskich należą sprawy dotyczące w szczególności:
1) ewidencji ludności i dokumentów stwierdzających tożsamość,
2) wydawanie decyzji w zakresie wymeldowań na wniosek strony lub cywilnych urzędu oraz regulacja prawna zameldowań w tym nadzorowanie przestrzegania dyscypliny meldunkowej,
3) administracji rezerw osobowych w tym przeprowadzenie rejestracji przedpoborowych, udział w organizacji i przebiegu poboru ,
4) przygotowywanie decyzji o konieczności sprawowania bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny i uznaniu poborowego lub żołnierza za jedynego żywiciela rodziny,
5) prowadzenie spraw z zakresu przysługujących żołnierzom i członkom ich rodzin zasiłków na utrzymanie rodziny oraz pokrywania należności mieszkaniowych i opłat eksploatacyjnych,
6) prowadzenie i aktualizacja rejestru wyborców ,
7) rejestracja urodzin, małżeństw oraz zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób,
8) sporządzanie aktów stanu cywilnego i prowadzenia ksiąg stanu cywilnego,
9) sporządzanie i wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń,
10) przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych,
11) przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,
12) stwierdzanie legitymacji procesowej do wystąpienia do sądu w sprawach możności lub niemożności zawarcia małżeństwa,
13) wskazywanie kandydata na opiekuna prawnego,
14) wykonywanie zadań wynikających z Konkordatu,
15) wykonywanie zadań wynikających z ustawy o cudzoziemcach,
16) realizacja zadań wynikających z ustawy o repatriacji,
17) wykonywanie zadań wynikających z uchwały Rady Miejskie Nr 119/XV/2000 z dnia 26.04.2000r.

§ 31

Do zadań pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych należy:
1. W zakresie ochrony informacji niejawnych:
a) zapewnienie ochrony informacji niejawnych,
b) ochrona systemów i sieci teleinformatycznych,
kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,
okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów,
opracowanie planu ochrony Urzędu i nadzorowanie jego realizacji,
szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych,
prowadzenie postępowań sprawdzających wobec osób wyznaczonych na stanowiska z którymi łączy się dostęp do informacji niejawnych i przechowywanie akt zakończonych postępowań oraz prowadzenie wykazu tych stanowisk,
2. W zakresie spraw obronnych i obrony cywilnej:
1. Przygotowanie ludności i mienia gminnego na wypadek wojny oraz wykonywanie zadań w ramach powszechnego obowiązku obrony określonych w ustawie - planowanie , organizacja i przygotowanie ewakuacji lub przyjęcia ludności,
2. Działanie zabezpieczające potrzeby sił zbrojnych i obrony cywilnej zgodnie z wytycznymi organów wojskowych i oc. ,
3. Ustalanie procedur reagowania kryzysowego i opracowanie „ Planu Reagowania Kryzysowego Gminy”,
4. Wypełnianie zadań związanych z działalnością gminnego zespołu reagowania kryzysowego.
5. Orzekanie o zajęciu budynków, pomieszczeń i terenów na cele przejściowego zakwaterowania sił zbrojnych oraz przyznanie odszkodowań,
6. Tworzenie formacji obrony cywilnej, powołanie komendantów tych formacji oraz nakładanie obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności,
7. Opracowanie i realizacja „Planu Obrony Cywilnej Gminy” plan operacyjnego funkcjonowania gminy
8. Prowadzenie działań w zakresie łączności , powszechnego ostrzegania i alarmowania.
9. Planowanie i organizacja szkoleń organów i sił OC.
10. Nakładanie i ewidencja świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz sił zbrojnych,
11) realizacja zadań związanych z natychmiastowym uzupełnieniem sił zbrojnych,
12) prowadzenie dokumentacji stałego dyżuru,
13) Opracowanie „ Planu operacyjnego funkcjonowania gminy” i realizacja zadań z niego wynikających.

§ 32

Straż Miejska działa w zakresie określonym ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o strażach gminnych i realizuje zadania dotyczące ochrony bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz utrzymania czystości na terenie gminy.

Rozdział VII.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 46

Załączniki nr 1 - 3 do Regulaminu stanowią jego integralną część.

§ 47

1. Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania i obowiązuje od 1 maja 2004r., a przepisy dotyczące struktury organizacyjnej obowiązują od 1 kwietnia 2005r.
2. Z dniem wejścia w życie Regulaminu traci moc obowiązującą dotychczasowy Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy i Miasta w Czerwieńsku, uchwalony przez Radę w dniu 23 listopada.1999r - Uchwała Nr 79/X/99

ZAŁĄCZNIK NR 2
ZASADY PODPISYWANIA PISM

§ 1

Burmistrz podpisuje:
1) zarządzenia, regulaminy,
2) pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz,
3) pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie zarządu mieniem Gminy,
4) odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące kierowników Referatów,
5) decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydawania w jego imieniu nie upoważnił pracowników Urzędu,
6) pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu, w tym pisma wyznaczające osoby uprawnione do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników Urzędu,
7) pisma zawierające oświadczenia woli Urzędu jako pracodawcy,
8) pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądami i organami administracji publicznej,
9) odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,
10) pisma zawierające odpowiedzi na postulaty mieszkańców, zgłaszane za pośrednictwem radnych,
11) inne pisma, jeśli ich podpisywanie Burmistrz zastrzegł dla siebie.

§ 2

Sekretarz i Skarbnik podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań, nie zastrzeżone do podpisu Burmistrza.
Burmistrz może upoważnić Sekretarza Gminy do podpisywania dokumentów i pism , o których mowa w § 1 za wyjątkiem określonych w pkt 1 i 3.

§ 3

Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego i jego Zastępca podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań.

§ 4

Kierownicy Referatów podpisują:
1) pisma związane z zakresem działania referatów, nie zastrzeżone do podpisu Burmistrza,
2) decyzje administracyjne oraz pisma w sprawach do załatwiania których zostali upoważnieni przez Burmistrza,

§ 5

1.Pracownicy przygotowujący projekty pism, w tym decyzji administracyjnych, parafują je swoim podpisem, umieszczonym na końcu tekstu projektu z lewej strony.
2.Pisma przedstawiane do podpisu Burmistrzowi lub Sekretarzowi powinny posiadać również parafę kierownika referatu.

ZAŁĄCZNIK NR 3

KONTROLA WEWNĘTRZNA

§ 1

Kontrola pracowników i poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu dokonywana jest pod względem:
a) legalności,
b) gospodarności,
c) rzetelności,
d) celowości,
e) terminowości,
f) skuteczności.

§ 2

Celem kontroli jest ustalanie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalanie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określanie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości.

§ 3

W Urzędzie przeprowadza się następujące rodzaje kontroli:
1) kompleksowe obejmujące całość lub obszerną część działalności poszczególnych komórek organizacyjnych lub samodzielnych stanowisk,
2) problemowe - obejmujące wybrane zagadnienia lub zagadnienie z zakresu działalności kontrolowanej komórki lub stanowiska, stanowiące niewielki fragment jego działalności,
3) wstępne - obejmujące kontrole zamierzeń i czynności przed ich dokonaniem oraz stopnia przygotowania,
4) bieżące - obejmujące czynności w toku,
5) sprawdzające (następne) - mające miejsce po dokonaniu określonych czynności, w szczególności mające na celu ustalenie, czy wyniki poprzednich kontroli zostały uwzględnione w toku postępowania kontrolowanej komórki organizacyjnej lub stanowiska.

§ 4

1. Postępowanie kontrolne przeprowadza się w sposób umożliwiający bezstronne i rzetelne ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności kontrolowanej komórki organizacyjnej Urzędu lub stanowiska, rzetelne jego udokumentowanie i ocenę działalności według kryteriów określonych w § 3.

2. Stan faktyczny ustala się na podstawie dowodów zebranych w toku postępowania kontrolnego.

3. Jako dowód może być wykorzystane wszystko, co nie jest sprzeczne z prawem. Jako dowody mogą być wykorzystane w szczególności: dokumenty, wyniki oględzin, zeznania świadków, opinie biegłych oraz pisemne wyjaśnienia i oświadczenia kontrolowanych.

§ 5

Kontroli dokonują:
1) Burmistrz lub osoba działająca na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Burmistrza - w odniesieniu do kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych lub stanowisk ( w tym stanowisk samodzielnych),
2) kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych w odniesieniu do podporządkowanych im pracowników.

§ 6

1. Z przeprowadzonej kontroli kompleksowej sporządza się, w terminie 14 dni od daty jej zakończenia, protokół pokontrolny.
2. Protokół pokontrolny powinien zawierać:
a) określenie kontrolowanej komórki lub stanowiska,
b) imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących),
c) daty rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych,
d) określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą,
e) imię i nazwisko kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej albo osoby zajmującej kontrolowane stanowisko,
f) przebieg i wynik czynności kontrolnych, a w szczególności wnioski kontroli wskazujące na stwierdzone nieprawidłowości oraz wskazanie dowodów potwierdzających ustalenia zawarte w protokole,
g) datę i miejsce podpisania protokołu,
h) podpisy kontrolującego (kontrolujących) oraz kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej albo pracownika zajmującego kontrolowane stanowisko, lub notatkę o odmowie podpisania protokołu z podaniem przyczyn odmowy,
i) wnioski oraz propozycje co do sposobu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.

3. O sposobie wykorzystania wniosków i propozycji pokontrolnych decyduje Burmistrz.

§ 7

W przypadku odmowy podpisania protokółu przez kierownika kontrolowanej komórki lub osobę zajmującą kontrolowane stanowisko, osoby te są obowiązane do złożenia na ręce kontrolującego w terminie 3 dni od daty odmowy pisemnego wyjaśnienia jej przyczyn.

§ 8

1. Z kontroli innych niż kompleksowe sporządza się notatkę służbową zawierającą odpowiednio elementy przewidziane dla protokółu pokontrolnego.

2. Burmistrz może polecić sporządzenie protokołu pokontrolnego także z innych kontroli niż kompleksowa.